Основные правила установления деловых контактов

Сегодня в бизнесе всё строится на связях. Если вы умеете выстраивать отношения с нужными людьми — двери открываются сами. Давайте разберём основные правила, которые помогут вам чувствовать себя своим в профессиональной среде.

Почему важно установить контакт

Деловые связи — это, пожалуй, главное, что есть у любого профессионала. Порой они ценнее денег и даже экспертизы. Бизнес делают люди, и именно через них вы получаете доступ к возможностям, о которых раньше и не думали. Познакомился с нужным человеком — и вот уже есть не только его опыт и знания, но и вся его сеть контактов. Дальше всё работает как снежный ком.

Связи критически важны, потому что в реальности люди выбирают тех, кого знают и кому доверяют. Даже сейчас, когда всё автоматизировано и оцифровано, личные отношения решают. Большинство сделок происходит не через холодные звонки, а по рекомендациям и старым знакомствам. Если человек уже с вами знаком, он доверяет вам больше — переговоры идут быстрее, шансы договориться выше.

Хорошие контакты — это ещё и источник информации, которую нигде не прочитать. В обычном разговоре с коллегой по цеху можно узнать о трендах раньше СМИ, получить честную обратную связь, проверить идеи без больших затрат. Люди из вашего круга расскажут, как они решали похожие проблемы — сэкономите время и не наступите на те же грабли. В быстро меняющихся отраслях этот обмен опытом на вес золота.

Как подготовить почву для установления контактов

Подготовка к деловому знакомству — вещь, которую обычно недооценивают. Все думают, что главное происходит во время встречи, а на деле всё решается раньше. Если заранее не проработать почву, можно потратить кучу времени впустую на бессмысленные контакты.

Для начала надо разобраться, кто вам вообще нужен. Не надо собирать визитки направо и налево, как марки в альбом. Выпишите конкретные компании, отрасли, должности — тех людей, связь с которыми реально что-то изменит в вашем деле. Расставьте приоритеты. Понятно же, что топ-менеджер крупной компании для вас важнее случайного знакомого с конференции.

Ваш собственный имидж — это фундамент. Никто не хочет знакомиться с непонятным персонажем без достижений и репутации. Приведите в порядок профили в соцсетях. Нормальные фотографии, детальное описание опыта, рекомендации от коллег — всё это работает. Публикуйте что-то полезное, комментируйте новости, участвуйте в дискуссиях. Так вас начнут замечать ещё до того, как встретитесь лично.

Теперь важный момент, который постоянно пропускают. Что вы можете дать человеку? Все думают про себя: «Мне нужен этот контакт, потому что он мне поможет». А человек с другой стороны думает: «И зачем мне это?» Сформулируйте чётко — какую пользу принесёте, чем можете быть полезны, какие проблемы поможете решить. Экспертиза в вашей области, доступ к ресурсам, нужные знакомства, свежий взгляд на задачу — вариантов масса.

Деловой этикет

Деловой этикет — это набор негласных правил, по которым строится профессиональное общение. Звучит занудно, но на практике именно эти правила определяют, получится у вас сотрудничество или нет. Один неловкий момент может перечеркнуть всю предварительную работу. Если хотите нормально развивать карьеру и обрастать полезными контактами, придётся разбираться в правилах игры — и в личном общении, и в переписке.

Личное общение

Живые встречи до сих пор работают лучше всего для установления серьёзных деловых связей. Тут передаётся не только информация, но и эмоции, интонации, язык тела — всё то, что по электронной почте не пропустишь. Первое впечатление складывается за несколько секунд, и потом его почти нереально изменить. Поэтому важна каждая мелочь — от того, как выглядите, до того, как себя ведёте.

Внешний вид зависит от контекста. В финансах или юриспруденции лучше придерживаться классики — костюм, галстук, всё строго. В креативных агентствах или стартапах можно расслабиться с дресс-кодом. Главное — опрятность. Простой, но идеально отглаженный костюм смотрится лучше дорогой, но мятой одежды.

Пунктуальность — это базовое проявление уважения. Опоздали на встречу? Дали понять, что время собеседника вас не волнует. Особенно плохо опаздывать на первую встречу — сразу возникает вопрос о вашей надёжности. Приезжайте минут за 5-10, чтобы был запас на пробки или другие форс-мажоры. Если точно понимаете, что опаздываете, предупредите заранее, извинитесь, скажите, когда будете.

Активное слушание — это когда вы действительно слушаете, а не просто ждёте своей очереди говорить. Не лезьте в телефон во время разговора, не смотрите по сторонам, не заканчивайте фразы за человека, даже если кажется, что знаете, что он скажет.

Основные правила живого общения:

• отключайте звук на телефоне перед встречей, не отвечайте на звонки и сообщения;
• держите физическую дистанцию;
• не размахивайте руками резко;
• контролируйте громкость голоса;
• заканчивайте встречу конкретными договорённостями.

Письменное общение

В переписке нет языка тела и интонаций, поэтому легко неправильно понять сообщение. Плюс письменный след остаётся навсегда — это может быть и плюсом, и минусом. Электронная почта всё ещё основной инструмент деловой переписки, и от того, как пишете письма, зависит, как вас воспринимают.

Структура письма должна быть логичной: понятная тема, приветствие, короткое вступление, основная часть с конкретикой, заключение с призывом к действию, подпись. Не пишите огромные полотна текста — разбивайте на абзацы, используйте списки для перечислений, выделяйте важное. Так людям проще читать и воспринимать информацию.

Тема письма должна сразу объяснять, о чём речь. Не надо писать «Вопрос» или «Встреча» — это ни о чём. Напишите «Согласование времени встречи по проекту X» или «Запрос КП на поставку оборудования». Получатель сразу поймёт, насколько это важно и срочно. Когда отвечаете на письмо, оставляйте исходную тему с Re: — так проще отслеживать переписку.

Обращение задаёт тон всему письму. При первом контакте лучше формально: «Уважаемый Иван Петрович» или «Добрый день, Иван». Дальше можно постепенно расслабляться, но ориентируйтесь на стиль собеседника. Не пишите безликое «Здравствуйте», если знаете имя — персонализация показывает внимание.

Отвечать на деловые письма нужно быстро. Стандарт — в течение одного рабочего дня. Даже если полный ответ требует времени, отправьте промежуточное письмо: получил, разбираюсь, отвечу к такому-то числу. Игнорирование писем или постоянные задержки — это неуважение, которое стоит потерянных возможностей. Уходите в отпуск или долго недоступны? Настройте автоответ с информацией об отсутствии и контактом для срочных вопросов.

Ключевые правила письменной переписки:

• проверяйте текст на ошибки перед отправкой;
• используйте нормальную подпись с именем, должностью, названием компании, контактами;
• включайтесь только тех, кому информация действительно нужна;
• не пишите капсом;
• если отправляете вложения, обязательно упомяните в тексте, что прикрепили файлы и что в них.

Техники присоединения к клиенту

Отзеркаливание — базовая вещь, с которой можно начать. Суть простая: аккуратно копируете манеру общения собеседника. Когда подстраиваетесь под ритм клиента, у него на подсознательном уровне появляется ощущение, что вы свой. Фишка в том, чтобы это выглядело естественно. Если начнёте тупо копировать каждый жест, человек решит, что вы либо издеваетесь, либо странный.

Активное слушание с перефразированием — ещё одна мощная техника. Периодически повторяете главное, что сказал клиент, но своими словами. Проверяете, правильно ли поняли: «То есть вас больше всего волнует, чтобы внедрение прошло быстро, так?» или «Главное для вас — надёжность поставщика, верно я уловил?».

Говорите на языке клиента — буквально используйте его термины и выражения. Слушаете внимательно, какие слова он выбирает, и встраиваете их в свою речь. Называет покупателей «партнёрами»? Забудьте про слово «клиенты» в разговоре с ним. Говорит «команда» вместо «персонал»? Подхватывайте.

Копайте глубже — находите ценности клиента. Не останавливайтесь на поверхностных потребностях типа «нам нужна быстрая доставка». Спрашивайте:

«Что для вас самое важное в этом проекте?», «По каким критериям будете принимать решение?», «Как поймёте, что всё прошло успешно?».

Ищите общее за пределами работы. Общие знакомые, похожий карьерный путь, одинаковые увлечения, учились в одном универе, живёте в одном районе, следите за одними трендами в индустрии — всё это создаёт человеческую связь. Пара минут разговора о чём-то нейтральном перед тем, как переходить к делу, — это не пустая болтовня. Это строительство раппорта.

Эмпатия — умение считывать эмоциональное состояние клиента и правильно реагировать. Видите, что человек в стрессе, на него давят, он обеспокоен? Скажите об этом: «Представляю, насколько сейчас напряжённо», «Понятно, что ситуация не из простых». Когда признаёте чувства человека, не обесцениваете их, возникает мощная эмоциональная связь.

Формулируйте позитивно. Не говорите о том, чего не можете. Говорите о том, что можете. Не «раньше пятницы не получится доставить», а «доставим в пятницу точно». Позитивные формулировки двигают разговор вперёд, фокусируют на решениях. Негативные упираются в препятствия и стопорят всё.

Следите за собственным состоянием. Клиенты считывают вашу уверенность, энтузиазм, искренность — всё это передаётся без слов, через интонации, энергетику, язык тела. Перед важной встречей дайте себе время настроиться. Выбросите стресс, сосредоточьтесь на цели.

Подстраивайтесь под тип личности. Есть аналитики — они хотят цифры, графики, логику, детали. С ними работайте через факты и структурированные презентации. Есть экспрессивные — им подавай эмоции, картинки, общую идею. Детали их не цепляют.

И последнее: присоединение не заканчивается после первой встречи. Это процесс, который длится всё время, пока работаете с клиентом. Периодически интересуйтесь, как у него дела — не в контексте текущих сделок, а вообще. Увидели в новостях, что у его компании успех? Поздравьте. Наткнулись на статью, которая ему будет интересна? Перешлите.

Как поддерживать и укреплять деловые связи

Персонализация — это когда собеседник понимает, что для вас он не очередная строчка в Excel-табличке. Запоминайте, что человек рассказывал — про хобби, семью, рабочие планы — и потом это используйте. Вот эти мелочи и отличают реальную связь от дежурных бизнес-отношений. Поздравления с праздниками, днём рождения, карьерными успехами не должны выглядеть как шаблон из рассылки. Напишите пару строк от себя, чтобы человек понял — вы его действительно помните и цените общение.

Ничто не заменит живую встречу. Можно сколько угодно переписываться, но личный разговор за столом даёт совсем другую глубину контакта. Находите время встретиться с важными людьми просто так, без повестки и срочных вопросов. Обед, кофе, поход на какое-нибудь отраслевое событие вместе — всё это работает на укрепление связи. И не надо два часа говорить только про работу. Выясните, чем человек живёт помимо офиса, что его увлекает, как смотрит на вещи. Не получается встретиться физически? Созвонитесь по видео. Когда видишь лицо, мимику, жесты — это уже не то что голосовой звонок или переписка в мессенджере. Базовая информация о том, что такое психология делового контакта поможет вам.

Люди не стоят на месте. Меняют работу, уходят в другие сферы, переключаются на новые задачи. Интересы тоже сдвигаются. Следите за этими переменами — через Facebook, LinkedIn, из разговоров — и подстраивайте общение под актуальную ситуацию. Человек ушёл в другую отрасль? Спросите про новые вызовы, предложите помощь, если можете что-то подсказать. У его компании вышел свежий продукт? Поздравьте, покажите интерес. Когда отслеживаете, что происходит в жизни контактов, демонстрируете — отношения для вас не заморожены в прошлом, они развиваются вместе с людьми.

Не используйте людей разово. Если обращаетесь к контактам только когда что-то нужно, а потом пропадаете — это заметно и неприятно. Вкладывайтесь в отношения регулярно, даже когда сиюминутной выгоды не видно. Сеть работает на длинной дистанции. Бывает, что связь годами кажется бесполезной, а потом внезапно открывает дверь, о которой вы и не думали. Это марафон, а не спринт на сто метров. Такой подход в итоге даст гораздо больше, чем попытки выжать максимум из каждого контакта прямо сейчас.

В этой статье мы прошлись по основным правилам — как готовиться, как вести себя при знакомстве, как поддерживать связи дальше. Применяйте это на практике, и получится выстроить сеть, которая реально вас поддержит в карьере и бизнесе.